Conciliador de Cartões: sua auditoria financeira empresarial automatizada.

 

Até os novatos no empreendedorismo sabem, ter controle minucioso sobre as movimentações do seu comércio é imprescritível para alcançar o sucesso. Ter visão clara das vendas à vista ou a prazo, é fundamental para que o fluxo financeiro não se torne um problemão.

Não é novidade, toda vez que ocorre uma venda com cartão de crédito, o valor não é recebido no mesmo instante. No padrão das operadoras, há um prazo de 30 dias para as vendas no crédito e de 1 dia para vendas no débito. Além disso, ao utilizar as maquinetas de cartões, é preciso estar ciente da porcentagem descontada de cada venda, diferenciando entre crédito e débito, com valores transitórios (nem sempre explícitos pelas operadoras). Isso tudo sem contar o aluguel da maquininha, embutido nesses descontos.

Consequentemente, o monitoramento e os cálculos se tornam mais complexos, elevando o índice de erros quando feitos manualmente, resultando em prejuízos aos investidores. Por esse motivo, surgiu o conciliador de cartões.

O QUE PODE SER MEDIDO, PODE SER MELHORADO- Peter Drucker

 O conciliador é uma tecnologia que combina as vendas realizadas no cartão com o controle das tarifas cobradas pelas operadoras em vigência no seu comércio, aplicando a porcentagem de desconto sobre as vendas e também a antecipação de crédito. Tudo sincronizado com seu banco e prestadoras de serviço, com dados atualizados “ao vivo”.

Com poucos cliques, você consegue cruzar as informações repassadas pela administradora de cartões, com os dados do contrato da operadora, que são inseridos anteriormente. A ideia é que mesmo em meio a diversas transações diárias, o lojista tenha segurança de que os valores recebidos estejam corretos e que as taxas descontadas em cada venda estejam de acordo com o que foi preestabelecido anteriormente com as operações.

E é assim que cobranças indevidas e outros prejuízos são evitados.

 O dia-a-dia de qualquer negócio é marcado por centenas de pequenos processos na operação. Isso faz com que a empresa esteja muito mais suscetível a erros, que podem prejudicar o seu funcionamento, resultando em prejuízos mais cedo ou mais tarde. Uma das maneiras de evitar isso é por meio de um sistema de gestão empresarial eficaz.

Garantir que os dados de clientes, das vendas e outros detalhes corporativos estejam seguros e corretos fica muito mais fácil por meio desse sistema. Além disso, cria-se um senso de responsabilidade maior entre os colaboradores, já que eles são responsáveis por atualizar o sistema com os dados que trafegarão entre todos os setores.

Em relação às vendas, essa atenção deve ser redobrada, visto que elas impactam diretamente no fluxo de caixa da empresa. Lembre-se que a parte financeira é crucial, pois distribui os recursos entre os setores e mantém em dia os pagamentos dos colaboradores e fornecedores. Ou seja, é o alicerce de qualquer negócio.

Mas e quando algumas informações dependem de terceiros para serem confirmadas? Extrair qualquer informação do banco, ou de outros prestadores de serviços similares, exige tempo, burocracia e muita, MUITA atenção! O conciliador de cartões entra nesta parte da sua gestão, encurtando procedimentos, agilizando operações, com total precisão. A seguir, detalhes das vantagens de adotar esse software:

  • Seja rápido!

Agilidade é uma vantagem que pode ser encontrada em todos os softwares de gestão empresarial. No caso do conciliador de cartões, ele permite aos colaboradores da empresa eliminar os retrabalhos devido a erros no cálculo das taxas de cartões. Como o trabalho do software torna a conciliação automática, é possível realizar a conferência das vendas sem erros e de maneira ágil.

  •  Tudo o que você precisa saber em um só lugar.

No mesmo lugar, o empreendedor acessa a todos os dados referentes às movimentações financeiras dos cartões de crédito e débito. Isso contribui para a maior agilidade do trabalho, mas também é um fator determinante para a organização dos documentos do empreendimento.

Imagine que a empresa precise realizar o balanço das vendas de determinado período para poder comparar com o ano anterior! O software facilitará esse processo, pois todas as informações estarão na mesma plataforma, de forma clara e com gráficos. Assim fica fácil achar discrepâncias ou fraudes.

  • Assertividade em relatórios

Os relatórios de vendas são um importante instrumento para o planejamento estratégico de uma empresa. Eles devem ser precisos e conter informações detalhadas. O conciliador ajudará a deixar o documento alinhado.

Consequentemente, se a empresa tem por objetivo gerar mais lucro, o caminho principal para atingir a meta é por meio das vendas. Logo, nada melhor do que um relatório preciso que permita aos gestores terem uma visão mais completa do negócio, ajudando na concretização do objetivo. Relatórios detalhistas também são essenciais para os balanços anuais, para o controle de fluxo de caixa e para outras funções importantes a qualquer negócio.

  •  Chega de prejuízos!

A alocação correta dos recursos e a economia financeira são dois pontos tidos como prioridade pelas empresas. No entanto, nem sempre essa tarefa é simples, sendo necessário considerar uma série de fatores.

Como dissemos, o conciliador de cartões ajuda na melhor organização dos dados. Por meio dele é possível fazer a conferência de tudo o que foi vendido e se os pagamentos foram efetuados, não pagar taxas das vendas que não foram acordadas e ainda monitorar os chargebacks — que é quando o titular não reconhece a compra, solicita o cancelamento e pede o estorno do valor.

  •  Controle real do caixa virtual.

Como já destacamos, as vendas feitas por meio de cartão não caem na conta no mesmo dia — ainda que seja feita na opção débito, é preciso esperar um dia para receber o valor. O erro é que muitos comerciantes lançam essas vendas como recebimento de maneira manual, o que gera falhas na efetivação do controle do fluxo de caixa.

Com o auxílio do conciliador de cartões, o empreendedor tem uma previsão dos recebimentos futuros. Isso ajuda para que ele possa gerenciar melhor o fluxo de caixa, evitando os lançamentos precoces. Isso permitirá também a tomada de decisões sobre investimentos futuros e o pagamento de contas.

  • Encontre erros e fraudes de forma simples!

Os erros na gestão financeira podem comprometer o bom funcionamento de qualquer negócio. Por isso, é essencial acompanhar as transações realizadas constantemente, garantindo a precisão dos dados.

Uma das vantagens do software é que ele indica automaticamente erros e divergência, fazendo com que seja possível identificar com facilidade e agilidade qualquer coisa fora do normal. Por meio desse trabalho é mais fácil garantir até mesmo o recebimento das vendas realizadas com o cartão.

  • Produza mais!

Se você não tem uma equipe para ficar por conta de realizar lançamentos e cuidar apenas da parte financeira, provavelmente o grupo terá que deixar atividades do core business de lado, visto que o lançamento de vendas demanda um bom tempo e atenção redobrada por parte dos funcionários.

Com o software conciliador é mais simples fazer esses lançamentos, evitando os erros. Consequentemente, a produtividade aumentará, visto que a equipe fará o trabalho em menos tempo e com menos chances de retrabalho.

 O que mais o Conciliador de Cartões pode fazer por mim?

 Como vimos, apostar em um conciliador de cartões gera muitas vantagens para a empresa. No entanto, as suas funções geram um benefício maior, que é evitar uma série de problemas que podem não só prejudicar as finanças da empresa, mas a sua imagem diante dos consumidores. Confira a seguir alguns dos problemas que são evitados pela ferramenta!

  •  Cobrança incorreta das taxas

 Um erro comum no processo de transação de vendas feito de maneira manual é a falta de pesquisa por parte dos colaboradores ou mesmo do empreendedor sobre as taxas cobradas pelas operadoras de cartão. Muitas vezes o responsável não confere o montante descontado, o que gera problemas nas finanças.

O interessante do software de conciliação é que ele mostra não só a taxa contratada de acordo com a operadora, mas faz a aplicação às vendas, mostrando exatamente o valor a ser recebido. Assim, se houver qualquer divergência, o negócio é alertado e pode recorrer ao ressarcimento pelo valor cobrado de maneira incorreta.

  • Fraudes

 Qualquer comércio, seja ele grande ou pequeno, está sujeito a sofrer com fraudes. Isso pode acontecer internamente (por parte dos colaboradores) ou externamente (por clientes).

Quando o cartão de crédito é utilizado, várias situações podem acontecer, como o cancelamento da compra pelo cliente, a mudança do cartão pela quantia em dinheiro e até mesmo o cancelamento do cartão e a utilização de uma máquina própria do funcionário para pegar a quantia da compra para si.

Ao utilizar o conciliador, as chances de que isso ocorra são quase nulas, visto que o software age como um verdadeiro guarda, e diante de qualquer fraude detectada ele alerta o empreendedor. Outro fato é que o conciliador é integrado ao ERP, ou seja, obrigatoriamente para fazer o lançamento de uma venda é preciso preencher os dados de maneira completa, impelindo a ação de fraudadores.

  • Conferência individualizada

 Vendas duplicadas e não confirmação das compras pelas operadoras são alguns dos problemas que podem acontecer no processo de vendas pelo cartão. Tudo isso leva a riscos financeiros, o que é não é algo desejado pelas empresas.

No entanto, a partir do momento em que a empresa adota o software conciliador, ela tem todas as operadoras centralizadas, o que permite um panorama de conferência mais próximo sobre os lançamentos e a adoção de estratégias para minimizar prejuízos financeiros. Ou seja, não haverá mais confusões e perda de controle das finanças, por exemplo, quando você pedir uma antecipação.

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